Les données des institutions publiques sont enregistrées dans des fichiers par trimestre et par institution. Etant donné que l’ONSS et l’ONSSAPL (ensuite ORPSS, et faisant maintenant partie de l'ONSS) fournissent des données sur base trimestrielle, il a été décidé d’enregistrer les données également sur base trimestrielle dans le DWH MT &PS. Pour les institutions qui ne fournissent pas leurs données sur base trimestrielle, l’attribution des données au trimestre exact est basée sur la date de début et la date de fin de la période à laquelle les données ont trait. Toutefois, certains fichiers sur base annuelle ne sont pas subdivisés en trimestres.
Pour chaque personne les caractéristiques personnelles telles que le sexe, la date de naissance, la nationalité, etc. sont recherchées dans le Registre national ou dans le registre BCSS. Ces données relatives aux caractéristiques personnelles sont enregistrées dans un fichier spécifique et ont trait au 1er janvier de l’année suivante. Ce fichier contient en outre des informations sur les personnes qui au 1er janvier habitaient à la même adresse que les personnes qui figurent dans les fichiers trimestriels des institutions publiques qui sont fournisseurs des données au DWH MT&PS. Ceci permet de définir les ménages. Tous les habitants de la Belgique sont repris dans le fichier depuis le 1er janvier 2006.