Vrijwillige fusie van gemeenten - Impactanalyse van de KSZ

Reikwijdte van de impactanalyse

Deze mededeling heeft tot doel om naar aanleiding van de aangekondigde fusie van gemeenten op 2 december 2024 (Waals Gewest) en op 1 januari 2025 (Vlaams Gewest), de aandachtspunten en impact op te lijsten in het domein van de sociale zekerheid,  meer bepaald in functie van het garanderen van de continuïteit in gegevensmededelingen aan instellingen binnen en buiten de sociale zekerheid die met tussenkomst van de KSZ verlopen en het toekennen van rechten door die instellingen.

In Vlaanderen hebben ze een 'Draaiboek vrijwillige fusie' geschreven die een impactanalyse is van dit fusie traject. 

Wat is een ‘fusie’

Een gemeentefusie houdt in dat 2 of meerdere gemeenten beslissen om samen één gemeente te vormen. In het verleden waren er reeds verschillende golven van gemeentefusies, onder meer in 1961, 1977, 1983 en 2019.

Bij elke fusie trachten we de impact voor de burgers tot een minimum te beperken door de wijzigingen te controleren die de instellingen van sociale zekerheid moeten doorvoeren.

De directe impact voor de burgers is de naamsverandering van hun gemeente en soms ook de wijziging van de straatnaam of de hernummering van de huisnummers in hun straat. Bij een adreswijziging¹ zal de burger zich normaal naar het gemeentehuis begeven om de gegevens op zijn identiteitskaart te laten aanpassen. Al het overige zou transparant moeten zijn.

Voor de instellingen van sociale zekerheid brengt deze fusie een toename van het aantal mutaties van de adresgegevens mee zodat ze rekening kunnen houden met het nieuwe adres van de burgers voor wie ze een dossier beheren. Voor andere instellingen zoals de OCMW’s zijn de wijzigingen aanzienlijker aangezien de OCMW’s rechtstreeks verbonden zijn aan hun gemeente. Als het tot een fusie komt tussen twee gemeenten, dan zullen ook hun OCMW’s fuseren, met alles wat dit met zich meebrengt. In wat volgt geven we een zo exhaustief mogelijk overzicht van de mogelijke gevolgen voor de instellingen van sociale zekerheid.

Scenario’s voor de fusie 2024/2025

In het kader van deze fusiegolf werden verschillende scenario’s gedefinieerd. Het scenario dat gedefinieerd wordt voor een gemeente is ook van toepassing op haar OCMW.

Hieronder volgt voor elke fusietraject het gedefinieerde scenario, alsook de oude en nieuwe NIS-code en het oude en nieuwe KBO-nummer.

Mutaties Rijksregister en KSZ-registers

Een gemeentefusie heeft een impact op het “adres” van de personen die in deze gemeenten wonen. Er kunnen verschillende wijzigingen zijn.

Op het niveau van het Rijksregister:

• IT001 duidt via de NIS-code de gemeente aan die verantwoordelijk is voor het dossier van een persoon.
• IT020 geeft het adres van de persoon. Dit adres bestaat uit een postcode, een straat, een huisnummer en eventueel een bus.

De KSZ interpreteert deze gegevens om de volgende gegevensblokken samen te stellen:

• ‘administrator’ dat de gegevens van IT001 omvat en aanduidt welke gemeente verantwoordelijk is voor het dossier van een persoon;
• ‘residentialAddress’ dat de gegevens van IT001 en IT020 omvat en het adres van de persoon aanduidt. Dit adres bestaat uit de gegevens van IT020 aangevuld met de NIS-code van de gemeente zoals vermeld in IT001.

In het register van de geschrapten en het BIS-register neemt de KSZ ook een contactadres op, met name een adres in België waar de persoon gecontacteerd kan worden. Dit is dus niet het officiële adres van de persoon. Immers, behoudens uitzonderingen verblijft een persoon ofwel in België en is hij/zij ingeschreven in het rijksregister ofwel in het buitenland en is hij/zij ingeschreven in de KSZ-registers.

Deze adressen worden bijgewerkt en hiervan worden meldingen verstuurd.

Naar aanleiding van een fusie zullen alle personen die in een fusiegemeente wonen, met uitzondering van Antwerpen, het voorwerp uitmaken van een mutatie voor de blokken ‘administrator’ en ‘residentialAddress’, waarbij voor beide blokken de aanvangsdatum gelijk is aan de aanvangsdatum van IT001 in het Rijksregister. Normaal gezien is dit 2/12/2024 voor Bastogne en Bertogne en 1/01/2025 voor de andere gemeenten.

Indien er bij de fusie straatnamen of huisnummers gewijzigd worden, dan is er een mutatie voor het blok ‘residentialAddress’ die ofwel vóór de fusie ofwel na de fusie gebeurt. Indien dit na de fusie gebeurt, is er enkel een mutatie voor de personen die geïmpacteerd zijn door deze wijziging. Dit type mutatie kan ook gebeuren voor de personen die in Antwerpen wonen.

Hierna volgt een schatting van het aantal mutaties/meldingen dat verwacht wordt voor elke nieuwe gemeente.

Hieronder vindt u de verschillende stappen die de KSZ zal uitvoeren voor de verwerking van de mutaties / notificaties:

1. De KSZ verwerkt het laatste bestand met de laatste mutaties / notificaties van vóór de fusie;
2. De KSZ configureert haar systeem om de mutaties / notificaties met betrekking tot de nieuwe gemeenten te kunnen verwerken;
3. De KSZ verwerkt het speciale fusiebestand dat ze ontving van het rijksregister;
4. De KSZ verwerkt de bestanden met de mutaties/notificaties van het rijksregister in volgorde bij de verwerking van het speciale fusiebestand. (Heropstart normale verwerking)

Bij de heropstart van de “normale” verwerking zal de KSZ ook de contactadressen actualiseren die aangepast moeten worden ingevolge de fusie.

Werking openbare centra voor maatschappelijk welzijn (OCMW)

In uitvoering van het Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, zijn de OCMW’s in Vlaanderen sinds 2019 geïntegreerd in de gemeentebesturen. Een vrijwillige fusie van gemeenten heeft bijgevolg ook een rechtstreekse impact op de werking van de OCMW’s, die een beroep doen op de diensten van de KSZ voor de ontsluiting van diverse gegevensbronnen bij het sociaal onderzoek en de toekenning van het leefloon. Daartoe connecteren ze op de infrastructuur van de KSZ aan de hand van een unieke identifier, op basis waarvan de KSZ hen op eenduidige wijze kan identificeren en authentiseren, de toegangsrechten kan controleren en in het personenrepertorium van de programmatorische overheidsdienst Maatschappelijke Integratie (POD MI) kan nagaan of het OCMW in kwestie een dossier beheert met betrekking tot de betrokkene. Bij een fusie van de gemeenten en van de OCMW’s moeten deze identifiers in geval van scenario 1 vernieuwd worden. Bovendien zullen de integratielijnen in het repertorium van de POD MI samengevoegd of overgeheveld worden, naargelang het scenario dat van toepassing is op deze specifieke gemeenten.

De regels inzake toekenning of niet van een nieuw KBO-nummer aan het OCMW als gevolg van de gemeentefusie zijn afhankelijk van het gekozen fusiescenario van de gemeente. Bij een wijziging van KBO-nummer is de impact inzake configuratie uiteraard groter (alle toegangen tot de KSZ zullen voor dit nieuwe nummer geconfigureerd moeten worden) dan wanneer het KBO-nummer van een OCMW behouden blijft.

Ingevolge de wijziging van de NIS-code moeten ook diverse configuraties voor de routering van de gegevens naar het juiste OCMW worden aangepast.

In het bestand Overzicht impact fusies OCMW's vindt u een gedetailleerd overzicht van de acties die een gemeentefusie met zich meebrengt voor de OCMW’s. 

In de KSZ-stromen dient vanaf 1 januari 2025 voor de functionele identificatie van de gefusioneerde OCMW's volgend KBO-nummer gebruikt te worden:

• in scenario 1: het nieuwe KBO-nummer;
• in scenario 2: het (actieve) KBO-nummer dat door de gefusioneerde OCMW’s verder zal worden gebruikt;
• in scenario 3: het KBO-nummer van Antwerpen.

Aan de attesten die de OCMW’s in het netwerk overmaken (o.a. A036 en A053) wordt er door de OCMW’s een attestnummer toegekend dat een combinatie is van jaar, volgnummer en NIS-code. Die logica in samenstelling van het attestnummer garandeert de uniciteit ervan, over alle attesten van alle OCMW’s heen. Vanaf 1 januari 2025 en ongeacht de periode waarop het attest betrekking heeft, dus ook voor (laattijdige) attesten die betrekking hebben op 2024, wordt voor het gebruik van de NIS-code in het attestnummer volgende logica toegepast:

• in scenario 1: het nieuwe NIS-nummer;
• in scenario 2: het nieuwe NIS-nummer;
• in scenario 3: het NIS-nummer van Antwerpen.

Automatische toekenning van aanvullende rechten

Op vraag van de federale regering trekt de KSZ het project ‘geharmoniseerde sociale statuten – afgeleide rechten (GSS)’ . Een afgeleid recht is een recht op één of ander voordeel binnen of buiten de sociale zekerheid dat een natuurlijke persoon (of zijn rechthebbenden) kan (kunnen) genieten omwille van het socialezekerheidsstatuut van die natuurlijke persoon (of van zijn rechthebbenden). De aanvullende rechten die toegekend worden door de gemeenten en OCMW’s moeten gedekt zijn door een gemeentelijk reglement of een officiële beslissing van de OCMW-raad. Naargelang het scenario dat gekozen werd voor de gemeente / het OCMW, zal het nodig zijn om de aanvraagprocedure in zijn geheel of gedeeltelijk te hernieuwen (nieuw reglement / nieuwe beslissing en/of nieuw contract en/of nieuwe technische configuratie).

In het kader van de huidige fusies, vindt u in de tabel hieronder de gemeenten met een GSS-contract dat vanaf 1 januari 2025 verlengd kan worden volgens de hierboven vermelde voorwaarden.

Beleidsondersteunend onderzoek

De KSZ beheert het Datawarehouse Arbeidsmarkt en Sociale Bescherming dat de koppeling verzekert van sociaal-economische gegevens afkomstig van de instellingen van sociale zekerheid en andere openbare instellingen. Het doel van het datawarehouse arbeidsmarkt en sociale bescherming is om op een snelle, correcte en goedkope manier tegemoet te komen aan gegevensaanvragen vanwege onderzoekscentra en overheden. Bij de realisatie van longitudinale studies waarbij het personele toepassingsgebied  gebaseerd is op een territoriale afbakening en waarbij de bestudeerde periode overlapt met de periode waarin de gemeentefusie plaatsvindt, is het niet mogelijk om de populatie op een eenduidige manier af te bakenen (bv. een studie met betrekking tot de populatie van gemeente A die opgenomen wordt in gemeente B).

De fusies zullen in het datawarehouse arbeidsmarkt en sociale bescherming worden weerspiegeld bij de integratie van de gegevens van 2024/2025.

Beheer van de toegangsrechten

Het betreft hier meer bepaald de toegang tot de portalen / webtoepassingen aangeboden door zowel de federale instanties als de deelentiteiten.

Toegang tot het portaal van de sociale zekerheid

Voor scenario 1, aanmaak van een nieuw KBO-nummer, de hoofdtoegangsbeheerders werden aangemaakt door de RSZ. Ze moeten alle nodige configuraties opnieuw creëren. Zodra de “rollen” gecreëerd zijn, kunnen zij ons indien gewenst contacteren om samen met de RSZ te bepalen of het mogelijk is om het personeel dat voor elke rol aangewezen werd in bulk toe te voegen op basis van de beschikbare / geleverde lijsten.

Gezien de tijd van het jaar, dient u zo snel mogelijk contact op te nemen met de RSZ indien u een samenwerking wenst en wil dat dit nog in 2024 gerealiseerd wordt.

Contactpersoon voor dit aspect : vincent.turine@ksz-bcss.fgov.be

Voor de scenario’s 2 en 3, behoud van het KBO-nummer van een gemeente, moeten de bestaande hoofdtoegangsbeheerders hun configuraties aanpassen om het personeel afkomstig van de andere gemeenten toe te voegen.

De website CSAM (Beheer van de toegangsbeheerderts - CSAM.be) biedt ook heel wat informatie over het toegangsbeheer.

Deze documentatie Fusies 2025 – Richtlijnen.pdf werd opgesteld ten behoeve van de OCMW’s maar de basisprincipes zijn voor iedereen hetzelfde.  

Toegang tot de federale toepassingen

Dit document FAS – Rollenbeheer – fusies v3.pptx, dat ons meegedeeld werd door BOSA, bevat informatie over de te volgen procedures bij de fusie van twee entiteiten.

Voor bijkomende informatie verwijzen we u door naar servicedesk.DTO@bosa.fgov.be.

Toegang tot de toepassingen van het Vlaamse Gewest

De volgende website zou een antwoord moeten bieden op al uw vragen (https://www.vlaanderen.be/digitaal-vlaanderen/onze-diensten-en-platformen/veiligheidsbouwstenen-applicatie-en-platformdiensten/toegangsbeheer).

Indien u toch nog vragen hebt, kan u contact opnemen met: fusies@vlaanderen.be

Diversen

Configuraties van KSZ-diensten

Bij diverse gegevensmededelingen wordt de doelgroep afgebakend op basis van de gemeente van de verblijfplaats, wat gecontroleerd wordt op basis van de NIS-code van de gemeente; deze diensten zullen moeten worden aangepast om de populatie verder correct te kunnen afbakenen.

Het gaat bijvoorbeeld om de gegevensstromen in het kader van:

• de uitnodiging voor een bevolkingsonderzoek
• de identificatie van kinderen op schoolleeftijd
• de identificatie van kinderen die het recht op kinderbijslag openen
• vaccinatie
• inburgeringstrajecten
• de notificatie van bepaalde gegevens, bijvoorbeeld handicap, aan bepaalde gewestelijke instellingen
• …

Gebruik van e-Box

Zowel de gemeenten als de OCMW’s verzenden documenten naar de burger in diens beveiligde elektronische mailbox. Bij een gemeentefusie dient er een nieuw integratieproces te worden uitgewerkt in functie van het gekozen scenario.

De gemeenten en OCMW’s die van KBO-nummer veranderen zullen een nieuwe eBox onderneming krijgen.

Contact

Voor meer informatie contacteer de dienst Programma-, Project- en Klantenbeheer (PPKB). External@ksz-bcss.fgov.be

[1] Zie artikel 5, §4, van het KB van 25/3/2003: ook als enkel de gemeentenaam wijzigt moet de e-ID aangepast worden (termijn van 5 jaar; ‘redelijke termijn’ voor wijziging straatnaam en/of huisnummer).